Info RGPD : Communication des données personnelles collectées par les collectivités

Comment communiquer sur les données des administrés ?

Par principe, les données personnelles détenues par la collectivité ne sont pas communicables à des tiers non autorisés. Toutefois, certaines données peuvent être communiquées légalement à des tiers autorisés lorsqu’il s’agit d’une obligation légale ou si cela est autorisé par un texte.

Toute demande de communication doit être écrite et faire référence à un fondement légal justifiant la communication.

Quels sont les tiers autorisés ?

Un certain nombre de tiers dits autorisés peuvent obtenir des renseignements sur vos administrés.

A titre d’exemple, il peut s’agir de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP), des organismes de sécurité sociales, des organismes tels que la CAF ou ceux en charge du RSA, des huissiers de justice, des juges d’instructions, des procureurs de la République, des officiers de polices et des comptables publics.

Quelles sont les limites de la communication des données personnelles ?

Le principe de responsabilisation vous impose de ne collecter que les données strictement nécessaires pour la finalité poursuivie. Les demandes de communication ne doivent pas vous inciter à collecter des données sans lien avec la finalité du fichier, dans le seul but de pouvoir répondre aux demandes. La collectivité ne peut pas s’investir d’une mission de collecte pour faciliter la gestion des demandes de renseignements, et cela même si la demande est faite par un tiers autorisé. Aussi, ces demandes doivent être ponctuelles et porter sur un échantillon restreint des administrés de la collectivité.

Pour finir, le droit de communication ne doit pas être confondu avec le droit d’accès aux documents administratif. Certains documents, contenant des données personnelles, peuvent être communiqués à tous tiers. Comme par exemple la liste électorale sur engagement de non commercialisation de la part du tiers.

Toutefois, toutes les données ne seront pas communicables. Notamment, celles touchant à la santé, à la vie privée, à la date et au lieu de naissance.

Par exemple, les données personnelles d’un relevé cadastrale pourront être communiquées à des tiers à l’exception de la date et du lieu de naissance de l’individu.

Toute demande d’accès doit être faite par écrit.

La Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) est compétente concernant les questions d’accessibilités à ces documents.