Focus sur l’utilisation des certificats électroniques et les élections à venir

Les élections municipales 2020 approchent, voici quelques informations par rapport aux certificats électroniques des élus et/ou des agents en charge de la télétransmission au contrôle de légalité, mais aussi sur la signature des flux comptables (fichiers PES).

Pour rappel, l’utilisation du certificat est strictement personnelle. Un agent ne devrait pas utiliser le certificat à la place d’un élu (code PIN confidentiel).

Télétransmission des actes

Comment faire pour continuer à télétransmettre les actes soumis au contrôle de légalité ?

  • Cas 1 : Le certificat est au nom de l’agent

Les agents qui disposent déjà d’un certificat personnel RGS** (en leur nom) pourront continuer à déposer des actes avant, pendant et après les élections. C’est pourquoi nous vous conseillons fortement d’équiper les agents télétransmetteurs d’un certificat qui leur soit propre.

  • Cas 2 : Le certificat est au nom de l’élu

    S’il est réélu, il pourra continuer après les élections à déposer les actes. Dans le cas contraire, le certificat devra être révoqué impérativement.

–> Pour ne pas vous retrouver dans l’impossibilité d’envoyer vos actes, privilégiez l’acquisition d’un certificat pour un agent de la collectivité.

A noter : si vous ne possédez pas de certificat autre que celui du maire ou d’un autre élu qui ne se représente pas (ou n’est pas réélu en mars), contactez-nous rapidement pour demander un nouveau certificat.

Les collectivités doivent-elles forcément faire l’acquisition d’un nouveau certificat au nom d’un agent ?

Si un agent administratif possède déjà un certificat électronique, non, ce n’est pas nécessaire. L’agent peut télétransmettre avant et après les élections sans souci.

Les collectivités doivent-elles attendre la désignation du nouveau maire pour faire l’acquisition du certificat pour un agent ?

Non. Il est vivement conseillé que les agents en charge de la télétransmission aient à disposition dès à présent un certificat pour déposer les actes soumis au contrôle de légalité. Dans le cas où le maire actuel ne serait pas réélu, l’agent pourra continuer à déposer les actes

Télétransmission et signature électronique des flux comptables

Comment faire pour les flux PES qui doivent être signés par les élus ?

  • Cas 1 : Un nouveau maire est élu

Ce dernier devra disposer de son propre certificat électronique. Pour les nouveaux élus, aucune commande ne pourra avoir lieu avant qu’une désignation officielle (délibération, PV d’élection) du représentant ait eu lieu. Les délais administratifs liés à la commande de certificat sont à prévoir.

En revanche, la DGFIP pourra très rapidement fournir un certificat de signature temporaire au nom du nouveau maire le temps que vous lanciez une commande de certificat auprès de nos services. Il s’agira d’un certificat logiciel (pas de clef USB) qui s’installe directement sur l’ordinateur du porteur. Notre équipe peut vous aider à installer ce type de certificat DGFIP.

NB : Ce certificat permet uniquement la validation des flux comptables, il n’est pas valide pour télétransmettre des
actes au contrôle de Légalité.

  • Cas 2 : Le maire sortant est réélu

Ce dernier pourra continuer à utiliser son certificat actuel et cela jusqu’à sa date d’échéance.
Aucune démarche n’est à prévoir.

  • Cas 3 : Le maire sortant possédait un certificat RGS**, et il n’est pas réélu

Son certificat devra être révoqué. Dès le lendemain des élections, le certificat personnel du maire sortant non réélu ne pourra plus être légalement utilisé (ni pour les actes, ni pour les flux comptables PES).

Les certificats électroniques en cours de validité (agent ou élu) ne seront pas révoqués automatiquement.
Toute demande de révocation devra être expresse de la part de la collectivité.